Rechte und Pflichten des Auftraggebers/ zertifizierten Unternehmens

Vertraulichkeit

Intechnica Cert GmbH verpflichtet sich, sämtliche Informationen, welche in Ausübung der Tätigkeiten für den Auftraggeber anvertraut oder bekannt werden, vertraulich zu behandeln und hierüber gegenüber Dritten Stillschweigen zu wahren.

Die Weitergabe von nichtöffentlichen Informationen an Dritte ist nicht ohne Einverständnis des Kunden gestattet.

Davon ausgenommen sind die Veröffentlichungspflichten gegenüber Akkreditierungsstellen und der Öffentlichkeit -wie das Verzeichnis der zertifizierten Unternehmen oder Informationen zu ausgestellten und zurückgezogenen Zertifikaten- sowie die Einsichtnahme der Akkreditierungsstelle in Unterlagen im Rahmen der Verfahrensprüfung.

Auditorenauswahl

Intechnica Cert GmbH stellt für das Audit ein fachlich kompetentes und zugelassenes Auditteam zusammen und informiert den Auftraggeber darüber.

Der Auftraggeber hat bei berechtigten Einwänden das Recht, die von Intechnica Cert GmbH vorgeschlagenen Auditoren abzulehnen. Diese Ablehnung ist schriftlich zu begründen.

Information durch Intechnica

Informationsanfragen Dritter können an die Zertifizierungsstelle Intechnica Cert gerichtet werden.

Die Zertifizierungsstelle prüft die Verantwortlichkeit und den Bezug auf die Prüftätigkeiten der Intechnica Cert GmbH und stellt, sofern berechtigt und zulässig, unter Berücksichtigung des Datenschutzes, der Vertraulichkeit und der Zulassungs-/ Akkreditierungsbedingungen auf Anfrage folgende Informationen zur Verfügung:
– Status einer erteilten Zertifizierung / Validierung / Verifizierung
– Namen, einschlägige normative Dokumente, Geltungsbereich und geographischer Standort eines bestimmten zertifizierten/ validierten/  verifizierten Kunden
– Geographische Bereiche, in denen Intechnica Cert GmbH tätig ist.

Sofern die Anfrage nichtzutreffend oder zulässig ist, werden keine Auskünfte erteilt.

Beschwerden und Einsprüche

Der Auftraggeber hat das Recht, gegen Dienstleistungen von Intechnica Cert GmbH Beschwerde einzulegen und gegen Entscheidungen der Zertifizierungsstelle Intechnica Cert GmbH Einspruch zu erheben. Diese werden analysiert und bewertet. Der Beschwerde- bzw. Einspruchsführer wird über die Entscheidung informiert.

Witnessaudits

Den Akkreditierungsstellen (inkl. Behörden mit gesetzlich geregelten Betretungs- und Einsichtsrechten) der Intechnica Cert GmbH ist auf Wunsch die Durchführung von sogenannten Witnessaudits zur Überwachung des Zertifizierungsverfahrens zu gestatten.

Das bedeutet, dass während eines von Intechnica Cert GmbH durchgeführten Audits, ein von der Akkreditierungsstelle beauftragter Gutachter die Auditdurchführung durch Intechnica Cert GmbH begutachtet.

Weiterhin darf die Intechnica Cert GmbH ggf. zu Ausbildungs- und Kompetenzbewertungszwecken zu den Audits Monitoring-Auditoren, Trainees oder Beobachter dem ursprünglichen Auditteam hinzufügen.

Begutachter bzw. andere Auditteilnehmer werden durch Intechnica Cert GmbH vorab dem Auftraggeber mitgeteilt.

Änderungsmeldung

Der Auftraggeber muss die Zertifizierungsstelle unverzüglich über zertifizierungsrelevante Änderungen informieren. Dies können sein, aber nicht abschließend sein:
– Änderung der juristischen Person
– Verkauf des Unternehmens oder einzelner Standorte
– Wesentliche bauliche Veränderungen
– Errichtung genehmigungspflichtiger Anlagen
– Deutliche Veränderung der Tätigkeiten (Geltungsbereich)
– Veränderungen des Anwendungsbereichs von Managementsystemen
– u.ä.

Beanstandungen und schwerwiegende Vorfälle

Beanstandet ein Dritter die Anwendung des zertifizierten Managementsystems muss das Unternehmen hierüber angemessene Aufzeichnungen erstellen und geeignete Maßnahmen ergreifen. Es ist verpflichtet, Intechnica Cert GmbH zeitnah -spätestens beim nächsten Audit- über solche Ereignisse zu informieren und auf Aufforderung Unterlagen zur Verfügung stellen.

Bei schwerwiegenden Vorfällen, die das Einbeziehen der zuständigen Aufsichtsbehörde erforderlich machen – z.B. schwere Umweltunfälle oder Strafverfahren wegen Umweltvergehen [ISO 14001], schwere Arbeitsunfälle  [tödlicher Unfall oder Unfall mit Verlust von Gliedmaßen] oder Strafverfahren im Arbeitsschutz [ISO 45001/BS OHSAS 18001], steuerrechtliche Verfahren im Zusammenhang mit EEG, StromStG oder EnergieStG [ISO 50001] oder Verfahren wegen Produkthaftungsansprüchen [ISO 9001] – ist Intechnica Cert GmbH vom zertifizierten Unternehmen unverzüglich schriftlich zu informieren.

Intechnica Cert GmbH hat in diesen Fällen das Recht, außerplanmäßige zusätzliche Audits durchzuführen. Das Ziel solcher Audits ist es festzustellen, ob die vom zertifizierten Unternehmen eingeleiteten Maßnahmen wirksam umgesetzt wurden und die Zertifizierung weiterhin aufrechterhalten werden kann.

Audits aus besonderem Anlass

Intechnica Cert GmbH hat das Recht, bei besonderen Anlässen die Notwendigkeit von zusätzlichen Sonderaudits zu prüfen und ihre Durchführung zu veranlassen.

Audits aus besonderem Anlass können sein:
– bei Antrag auf Erweiterung oder Reduzierung des Geltungsbereiches
– zur Untersuchung von Beschwerdeverfahren (z.B. durch Dritte)
– als Konsequenz von relevanten Änderungen im Unternehmen
– als Konsequenz auf ausgesetzte Zertifizierungen
– als Konsequenz von schweren Unfällen [tödlicher Unfall oder Unfall mit Verlust von Gliedmaßen] oder strafrechtlichen Ermittlungen im Arbeitsschutz

Sollten kurzfristig angekündigte Audits notwendig sein, kann der Kunde den eingesetzten Auditor nicht ablehnen.

Einbeziehung Dritter

Der Auftraggeber ist grundsätzlich nicht berechtigt, Dritte in das mit Intechnica Cert GmbH zu begründende oder begründete Vertragsverhältnis einzubeziehen.

 Erteilung und Aufrechterhaltung von Zertifikaten

a) Managementsysteme

Anhand aller vorliegenden Unterlagen einschließlich der Auditfeststellungen, dem Auditbericht, der Empfehlung des Auditteams trifft die Zertifizierungsstelle allein die Zertifizierungsentscheidung. Bei positiver Zertifizierungsentscheidung wird dem Kunden das Zertifikat zugesendet. Das Zertifikat hat eine Gültigkeit von 3 Jahren beginnend mit dem Tag der Zertifizierungsentscheidung. Die Gültigkeit setzt dabei voraus, dass die Überwachungsaudits beim Kunden jährlich erfolgreich durchgeführt werden.

Kann ein Antragsteller eine Abweichung nicht mit Korrekturmaßnahmen bis zu 6 Monaten nach dem letzten Tag des Phase-2-Audits schließen, muss das Phase-2-Audit wiederholt werden.

b) SURE-EU-System

Anhand aller vorliegenden Unterlagen einschließlich der Auditfeststellungen, dem Auditbericht, der Empfehlung des Auditteams trifft die Zertifizierungsstelle allein die Zertifizierungsentscheidung. Bei positiver Zertifizierungsentscheidung wird dem Kunden das Zertifikat zugesendet. Das Zertifikat hat eine Gültigkeit von 12 Monaten ab dem Datum des Laufzeitbeginns. Die Gültigkeit setzt dabei voraus, dass auch das vorgeschriebene Überwachungsaudit beim Kunden erfolgreich durchgeführt wird.

Bei Weitergabe des Zertifikats an interessierte Parteien, soll das Zertifikat vollständig (mit Anlagen) übermittelt werden.

Erweiterung und Einschränkung des Geltungsbereichs

Eine Erweiterung des Geltungsbereiches kann im Zusammenhang mit einem Überwachungsaudit oder in einem gesonderten Audit erfolgen. Nach Eingang des Antrages erhält die Organisation zunächst eine genaue Aufstellung der mindestens einzureichenden Unterlagen. Diese werden vom Auditor geprüft, der die Organisation dann über ggf. erforderliche Maßnahmen informiert.

Werden die Anforderungen für einen Teil des Geltungsbereichs eines Zertifikates dauerhaft nicht erfüllt, kann der Geltungsbereich des Zertifikates von der Zertifizierungsstelle eingeschränkt werden.

Nutzung von Überwachungszeichen

Dem Auftraggeber wird auf Wunsch ein Überwachungszeichen der Intechnica Cert GmbH für das zertifizierte Managementsystem zur Verfügung gestellt.

Die Überwachungszeichen gemäß ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 und ISO 50001 dürfen von zertifizierten Kunden zu Werbezwecken genutzt werden. Erlaubt ist die Nutzung zur Werbung auf:
– Briefbögen / Unternehmensinformationen
– Fahnen/ Plakaten etc.

Nicht gestattet ist die Nutzung auf dem Produkt, um eine Verwechslung mit Produktlabels auszuschließen.

Nach Freigabe durch die Zertifizierungsstelle ist es gestattet, Aussagen in Bezug auf das zertifizierte Managementsystem auf Verpackungen und Begleitinformationen von Produkten zu machen. Begleitinformation gilt als separat verfügbar bzw. leicht entfernbar. Typenschilder oder Identifizierungsschilder gelten als Teil des Produkts. Die Aussage darf in keiner Weise darauf schließen lassen, dass das Produkt, der Prozess oder die Dienstleistung auf diese Weise zertifiziert ist.

Die Aussage muss folgende Angaben umfassen:
– Benennung des zertifizierten Kunden (z.B. Marke oder Name)
– Art des Managementsystems und angewendete Norm
– Zertifizierungsstelle, die das Zertifikat erteilt hat.

Nicht gestattet sind irreführende Aussagen in Verbindung mit dem Überwachungszeichen. Werbung ist nur für den Geltungsbereich der Zertifizierung zulässig.

Bei Reduzierung des Geltungsbereiches ist die Werbung entsprechend zu ändern.

Die Überwachungszeichen sind Eigentum der Intechnica Cert GmbH. Die Erlaubnis zur Nutzung des Überwachungszeichens endet mit dem Gültigkeitsdatum des jeweiligen Zertifikates. Bei Entzug eines Zertifikates ist die Werbung mit dem Überwachungszeichen unverzüglich einzustellen.

Für die Nutzung des EMAS-Logos gelten die in der EMAS-VO festgelegten Grundsätze.

Für die Nutzung des SURE-EU Logos gelten die in den SURE Grundsätzen festgelegten Kriterien.

In der Verifizierungsstelle für den EU-ETS werden keine „Konformitäts- /Überwachungszeichen“ genutzt.

Die zertifizierte Organisation verpflichtet sich, bei Aussetzung oder Entzug des Zertifikates die Verwendung aller Werbematerialien zu beenden die Verweise auf den Zertifizierungsstatus enthalten. Für den Fall einer Reduzierung des Geltungsbereiches verpflichtet sich die zertifizierte Organisation alle betreffenden Werbematerialien zu ändern.

 Nichterteilung des Zertifikates

Bei Nichtkonformitäten muss die zufriedenstellende Durchführung der Korrekturen und Korrekturmaßnahmen innerhalb eines festgelegten Zeitraumes nachgewiesen werden. Die Verifizierung der Wirksamkeit kann aufgrund der Dokumentation erfolgen oder bei Bedarf auch vor Ort. Die ggf. anfallenden Mehrkosten sind vom Auftraggeber zu tragen. Wurden die Nichtkonformitäten nicht vollständig behoben oder sind die Voraussetzungen für eine Zertifikatserteilung nicht gegeben, wird das Zertifizierungsverfahren ohne Erteilung eines Zertifikats abgeschlossen.

Aussetzung und Wiederherstellung des Zertifikates

Sofern der Auftraggeber seine vertraglichen oder finanziellen Pflichten gegenüber Intechnica Cert GmbH nachweislich verletzt, ist Intechnica Cert GmbH dazu berechtigt, das erteilte Zertifikat zeitlich befristet auszusetzen.

Intechnica Cert GmbH ist insbesondere berechtigt, das Zertifikat zeitweise außer Kraft zu setzen, wenn:
– das zertifizierte Managementsystem die Zertifizierungsanforderungen – einschließlich der Anforderungen an die Wirksamkeit – dauerhaft oder schwerwiegend nicht erfüllt
– der zertifizierte Auftraggeber die notwendige Durchführung der Überwachungs- oder Re-Zertifizierungsaudits nicht fristgerecht gestattet
– der Auftraggeber irreführende Angaben bezüglich seiner Zertifizierung macht
– Zertifizierungsdokumente oder Teile in irreführender Weise nutzt
– über Änderungen im Managementsystem nicht informiert
– der Auftraggeber freiwillig um eine Aussetzung bittet

Wenn der Auftraggeber bis spätestens 6 Monate nach einer Aussetzung einen anforderungsgerechten Zustand nachweisen kann, kann die Zertifizierung wieder hergestellt werden. Kann innerhalb von 6 Monaten ein anforderungsgerechter Zustand nicht bzw. nur teilweise erreicht werden, wird das Zertifikat zurückgezogen bzw. der Geltungsbereich des Zertifikates eingeschränkt.

Zurückziehung des Zertifikates

Intechnica Cert GmbH ist berechtigt das Zertifikat zurückzuziehen, wenn:
– die Frist zur Lösung der Probleme, die zur Aussetzung des Zertifikates geführt haben, abgelaufen ist
– wenn der Auftraggeber nach Aussetzung weiterhin für seine Zertifizierung wirbt
– der Auftraggeber die Zertifizierung in einer Art und Weise nutzt, die die Zertifizierungsstelle oder das Zertifizierungssystem in Misskredit bringt
– sich herausstellt, dass die Voraussetzungen, die zur Erteilung des Zertifikates notwendig waren, nicht gegeben waren
– der Auftraggeber das Zertifizierungsverfahren in unzulässiger Weise beeinträchtigt hat, so dass die Objektivität, Neutralität oder Unabhängigkeit des Bewertungsergebnisses nicht gewährleistet war

Nach Aussetzung oder Zurückziehung der Zertifizierung ist die Verwendung des Zertifikats und des Zertifizierungszeichens in allen Kommunikationsmedien einzustellen, die Verweise auf den Zertifizierungsstatus enthalten. Der Auftraggeber ist in diesen Fällen verpflichtet, das Zertifikat zurückzugeben.

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